Der Bundesrat hat am 12. Mai 2023 dem zuvor vom Bundestag am 11.05.2023 gebilligten Hinweisgeberschutzgesetz in der vom Vermittlungsausschuss vorgeschlagenen Form zugestimmt.

Das Gesetz dient der Umsetzung der sog. EU-Whistleblowingrichtlinie, die bis Ende 2021 hätte erfolgen müssen. Es wird nun zum überwiegenden Teil zum 02. Juli 2023 in Kraft treten.

1. Allgemeines

Unternehmen sind nach dem neuen Gesetz verpflichtet, ein internes Hinweisgebermeldesystem einzurichten. Das Unterlassen der Einrichtung und des Betreibens einer internen Meldestelle kann als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden. Die Bußgeldvorschrift ist gemäß der Übergangsregelung in § 42 Abs. 2 HinSchG ab dem 1. Dezember 2023 anzuwenden.

Die Verpflichtung betrifft alle Beschäftigungsgeber (hierunter fallen auch Verbände) mit mehr als 50 Beschäftigten. Für bestimmte Anbieter im Finanz- und Versicherungssektor greift sie unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Für Beschäftigungsgeber mit i.d.R. 50 bis zu 249 Beschäftigten gilt bzgl. der Verpflichtung zur Einrichtung ihrer internen Meldestellen eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Hiervon explizit ausgenommen sind bestimmte Unternehmen im Finanz- und Versicherungssektor.

Der Beschäftigtenbegriff ist weit gefasst. Zu ermitteln ist die aufgrund von Rückblick und Zukunftsprognose regelmäßige Beschäftigtenanzahl. Teilzeitbeschäftigte sind nach dem „Kopfprinzip“ zu berücksichtigen. Ob Zeitarbeitnehmende beim Entleihunternehmen zu berücksichtigen sind, wird in der Gesetzesbegründung nicht thematisiert. Seitens der BDA wird davon ausgegangen, dass alle beim Beschäftigungsgeber tätigen Personen berücksichtigt werden sollen, demnach auch Zeitarbeitnehmende und Fremdgeschäftsführer.

Parallel werden externe Meldestellen eingerichtet. Die internen Meldestellen sind verpflichtet, klare und leicht verständliche Informationen über das externe Meldeverfahren bereitzuhalten. In Fällen, in denen wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und Hinweisgeber keine Repressalien befürchten, soll die Meldung dem Gesetz nach vorrangig an die interne Meldestelle erfolgen.

Unternehmen sind also gut beraten, ihr internes Meldesystem so auszugestalten, dass die Beschäftigten freiwillig diesen Weg wählen. Dies gilt auch für Unternehmen, die hinsichtlich der Einrichtung der Meldestelle die o.g. Übergangsfrist bis Ende 2023 abwarten könnten. Denn die übrigen Vorschriften des Gesetzes gelten auch für diese direkt mit Inkrafttreten.  Beschäftigte könnten also etwaige Hinweise an die dann bereits einzurichtende externe Meldestelle geben, so dass es aus Arbeitgebersicht vorteilhaft sein dürfte, auch die Möglichkeit der Meldung an eine interne Stelle bereits zu schaffen.

2. Anforderungen an die interne Meldestelle/das interne Meldeverfahren

Das System muss den Beschäftigten ermöglichen, mündlich oder in Textform Meldungen von Gesetzesverstößen bei einer unabhängigen Person/Abteilung mit  entsprechender Fachkenntnis vorzunehmen. Es ist die Vertraulichkeit der Bearbeitung zu gewährleisten. Die Abgabe anonymer Meldungen soll möglich sein, zwingend erforderlich ist dies aber nicht. Die freiwillige Entgegennahme anonymer Meldungen kann ggf. die Akzeptanz des internen Angebots erhöhen und somit dazu beitragen, dass weniger Meldungen an die externe Meldestelle gemacht werden. Die Meldungen sind unter Beachtung des Datenschutzes zu dokumentieren und solange dies erforderlich und  verhältnismäßig ist, aufzubewahren.

Die Rückmeldung bzgl. des Eingangs hat innerhalb von 7 Tagen, die Mitteilung über ergriffene/geplante Maßnahmen spätestens drei Monate nach Eingangsbestätigung zu erfolgen.

Die Aufgabe kann eigenen Beschäftigten/einer eigenen Abteilung oder Dritten übertragen werden. Mehrere private Beschäftigungsgeber mit i.d.R. 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Stelle einrichten. Laut Gesetzesbegründung kann auch eine andere Konzerngesellschaft als „Dritter“ eingesetzt werden. Die Entscheidung, ob und welche Maßnahmen aufgrund der Bewertung der Meldestelle letztendlich eingeleitet werden, und die diesbezügliche Verantwortung verbleibt in allen Konstellationen bei dem Beschäftigungsgeber.

Die Betrauung professioneller Anbieter mit den Aufgaben der internen Meldestelle kann die Unabhängigkeit der Stelle unterstreichen und die Akzeptanz des Angebots erhöhen. Zudem kann so die erforderliche Fachkunde insbesondere zur Beurteilung des Vorliegens eines Gesetzesverstoßes sichergestellt werden, wenn diese bei den eigenen  Beschäftigten nicht vorhanden ist bzw. keine diesbezüglichen Kapazitäten zur Verfügung stehen.

3. Beteiligung des Betriebsrates

Beim Einsatz technischer Lösungen ist zu beachten, dass ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 I Nr. 1 (Ordnung im Betrieb bzgl. der Auswahl des konkreten Systems) und Nr. 6 (technische Einrichtung) besteht. Die Einführung des Meldesystems an sich und die Entscheidung bzgl. des Einsatzes eines Drittanbieters sind hingegen nicht mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat hat aber gem. § 80 Abs. 2 BetrVG generell einen Anspruch auf Unterrichtung vor der geplanten Einrichtung eines Hinweisgebersystems. Es empfiehlt sich daher, den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen, um spätere Verzögerungen bei der Einführung zu vermeiden.

4. Handlungsempfehlungen der BDA zur Umsetzung des Gesetzes

Um den Unternehmen die Umsetzung des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes zu erleichtern, hat unsere Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) Handlungsempfehlungen herausgegeben, die nach den Änderungen im Vermittlungsausschuss noch einmal seitens der BDA überarbeitet wurden.

Die aktuelle Version 2 der FAQ zum Hinweisgeberschutzgesetz der BDA können Sie hier herunterladen.

5. Übertragung auf professionelle Anbieter

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen – gleich aus welchen Gründen – keine interne Meldestelle einrichten möchten, besteht, wie bereits vorstehend beschrieben, die Möglichkeit, einen professionellen Anbieter mit der Durchführung des Meldeverfahrens im Rahmen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes zu beauftragen. Zu diesem Zweck hat die Dienstleistungsgesellschaft (DNW) unserer Landesvereinigung (Unternehmerverbände Niedersachsen – UVN) Angebote von verschiedenen Dienstleistern eingeholt.

Ein Dienstleister wäre hier das Unternehmen Althammer & Kill (A&K). Eine Präsentation ihrer Dienstleistungen zum Hinweisgeberschutzgesetz der Firma A&K können Sie hier herunterladen. Darüber hinaus gibt es eine kurze Produktbeschreibung der Firma A&K, die Sie hier herunterladen können.

Die besonderen Konditionen der Firma A&K auch für die mittelbaren Mitglieder der UVN und damit für Ihr Unternehmen finden Sie auf einer speziellen Landing-Page, die Sie unter folgender Internetadresse erreichen: https://www.althammer-kill.de/hinweisgebersystem-verbaende

Ein gleichartiges Dienstleistungsangebot bietet als weiterer Kooperationspartner unserer Dienstleistungsgesellschaft DNW die LegalTegrity GmbH. Auch von diesem Dienstleister können Sie eine kurze Produktbeschreibung hier herunterladen.

Die von der DNW ausgehandelten besonderen Preiskonditionen mit dem Dienstleister LegalTegrity GmbH können Sie hier herunterladen. Darüber hinaus können Sie unter dem nachfolgenden Link eine Präsentation der Software ansehen: https://www.youtube.com/watch?v=ssyM8rbFTP4&feature=youtu.be

Daneben bieten inzwischen eine Vielzahl von weiteren Dienstleistern ihr Beratungsangebot im Hinblick auf das neue Hinweisgeberschutzgesetz an.

Im Übrigen stehen Ihnen selbstverständlich auch die Juristinnen und Juristen unseres Verbandes für weitere Nachfragen jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Bernd Wiechel
Hauptgeschäftsführer