Zwei Jahre treffen wir uns nun überwiegend in digitalen Meetings und virtuellen Konferenzräumen. Was grundsätzlich eine neue Bereicherung für die Teamkommunikation ist, führt bei immer mehr Mitarbeitenden zu Konzentrationsproblemen. Dabei können Führungskräfte und Beschäftigte schon mit kleinen, bewussten Veränderungen die Kommunikation in Videokonferenzen verbessern und eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen.
Online-Kommunikation kann schnell zur Ermüdung führen!
Wir alle haben seit Beginn der Coronapandemie im März 2020 in virtuelle Konferenzen, Online-Seminaren und über schnellen Chatmöglichkeiten auf diversen Plattformen digitale Erfahrungen sammeln können. Dennoch gibt es in vielen virtuell zusammenarbeitenden Teams noch Optimierungsbedarf.
Kleine Tipps und Tricks helfen, die virtuelle Zusammenarbeit zu verbessern.
Die nachfolgenden Tipps helfen nicht nur dabei, die Arbeitsatmosphäre in Online-Meetings und virtuellen Konferenzen zu verbessern, sondern schaffen vor allem einen respektvollen Umgang zwischen den Gesprächsteilnehmern.
Bevor wir mit der virtuellen Besprechung starten, sollten wir die Rahmenbedingungen klären.
Daher ist Tipp Nummer 1:
- Technische Voraussetzungen für den optimalen virtuellen Auftritt checken
Immer wieder aus dem Meeting fliegen ist unschön und unterbricht regelmäßig die Team Kommunikation. Daher ist es wichtig im Vorfeld die Bandbreite zu prüfen und gegebenenfalls lieber das LAN-Kabel zu verwenden.
Sorgen Sie für die richtige Beleuchtung. Das Licht sollte dabei idealerweise von vorne kommen und Ihr Gesicht gut ausleuchten. Vermeiden Sie ein Fenster oder eine sehr helle Lampe im Hintergrund. Das lässt Sie als dunklen Schatten erscheinen.
Die Kamera sollte auf Augenhöhe sein. Blicken Sie beim Sprechen in die Kamera, fühlt sich Ihr gegenüber direkt angesprochen.
Tragen Sie idealerweise keine Muster, die vor der Kamera reflektieren oder flimmern. Eine ordentliche, situationsangepasste Kleidung drückt aus, dass Sie sich Gedanken über Ihre Gesprächsteilnehmer*Innen gemacht haben.
Achten Sie zusätzlich auf Ihren Hintergrund. Zeigen Sie nur das was Sie zeigen wollen. Ein Paravent oder eine schön gestaltete Wand, können Sie gut ins rechte Licht rücken. Digitale Hintergründe sollten professionell gestaltet sein. Sonst lassen sie die Konturen verschwimmen und wirken irritierend auf das Gegenüber.
Tipp Nummer 2:
- Eine Vertrauensvolle Atmosphäre schaffen
Sobald Sie sich in ein virtuelles Meeting einwählen, sind Sie mittendrin. Vielleicht gibt es einen sogenannten Warteraum, aber dort warten sie allein. Kein Smalltalk, kein gemeinsamer Kaffee zum Warmwerden. Es gibt keine weichen Übergänge.
Hilfreich ist daher, wenn Sie als Einladender in die ersten Minuten Ruhe hineinbringen und eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen. Begrüßen Sie Ihre Gesprächspartner, machen Sie eine kleine Stimmungsabfrage und überbrücken Sie die Zeit, bis alle eingewählt sind mit einer kleinen persönlichen Anekdote. So schaffen Sie eine gemeinsame Basis, die dabei hilft, möglichen Missverständnissen und Aufregungen der Teilnehmenden vorzubeugen.
Ein guter Abschluss ist genauso wichtig wie ein passender Einstieg
Gerade in der virtuellen Welt ist es wichtig auch einen guten Abschluss zu finden. So bleibt den Teilnehmenden das Meeting oder Seminar in Erinnerung.
Tipp Nummer 3
- Halten Sie den Spannungsbogen hoch
Die Aufmerksamkeitsspanne in virtuellen Meetings ist wesentlich geringer als in Präsenz. Daher: fassen Sie sich kurz. Virtuelle Zeit zählt anders als präsente Zeit. Sie wirkt kürzer, aber ermüdender, da uns die Energie aus den menschlichen Begegnungen fehlt. Prägnante und kurze Aussagesätze helfen Ihnen, die Aufmerksamkeit der Gesprächspartner zu halten. Nutzen Sie auch Fragen, die zum Mitdenken anregen oder bereiten Sie kleine Umfragen vor. Dies steigert die Aufmerksamkeitsspanne beim Gegenüber.
Zum Aufrechterhalten der Aufmerksamkeit gehören auch bewusste Pausen.
Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihrem Gegenüber Zeit lassen, soeben Gehörtes und Gesehenes zu verstehen und zu verdauen. Daher müssen wir regelmäßig Pausen einlegen. Dies gilt es auszuhalten und nicht dem Bedürfnis nachzugehen, dass online ununterbrochen etwas geboten werden muss. Eine Pause hilft auch Ihnen selbst, das Gesagte zu reflektieren und gegebenenfalls innerlich wieder zu entspannen. Eine Pause wirkt dann authentisch, wenn Sie die Stimme am Ende des Satzes absenken. Bleibt dagegen Ihre Stimme oben, ist die Pause nicht eindeutig und schafft Unruhe.
Tipp Nummer 4
- Achten Sie auf Ihre Körpersprache
Auch wenn wir nur einen kleinen Bildausschnitt sehen, ist die Körpersprache wichtig, um uns genügend Präsenz zu geben.
Eine aufrechte Körperhaltung vor dem Bildschirm hilft enorm. Sie schafft Körperpräsenz und gibt der Stimme Volumen. Die Füße stehen parallel auf dem Boden, der Oberkörper ist entspannt aufgerichtet. Hier können Sie zwischen sitzender und stehender Haltung hin und her wechseln.
Probieren Sie aus, welche Haltung für Sie die Geeignetste ist.
In den Pausen lockern Sie Ihren Nacken und lassen die Schultern kreisen. Das entspannt und wirkt sich unmittelbar auf die Stimme und die Körperpräsenz aus.
Virtuelle Kommunikation lebt von einer entspannten Stimme.
Wenn Sie sich aus unterschiedlichen Standorten zuschalten, entsteht das Gefühl lauter sprechen zu müssen, um die räumliche Distanz zu überbrücken. Dadurch erreichen Sie aber den gegenteiligen Effekt. Die Stimme klingt eher angespannt.
Achten Sie auch bewusst auf Ihre Atmung. Wenn Sie vor einem gesprochenen Satz bewusst ausatmen, atmen Sie automatisch wieder ein und sprechen dann mit Ihrer Ausatmung. Ihre Stimme entspannt sich und überträgt dieses Gefühl auf Ihre Zuhörer.
Gestik gehört zum Sprechen einfach dazu.
Daher machen Sie sich bewusst, dass ein Reden ganz ohne Gestik starr wirken kann. Vor der Kamera kann die Gestik aber schnell zu viel wirken. Daher ist weniger hier mehr. Ganz ohne Gesten zu reden ist aber schwierig, da schnell der Eindruck entsteht, dass Sie erstarren.
Kleinere untermalende Gesten sind hier der Schlüssel zum Erfolg. Sie helfen der Stimme auf natürliche Weise Dinge zu betonen. Außerdem wirkt Ihr Erscheinungsbild dadurch lebendiger.
In den meisten virtuellen Meetings ist auch Ihr eigenes Bild für Sie zu sehen. Schalten Sie dieses besser aus, da wir sonst dazu neigen uns selbst kritisch zu betrachten. Die natürliche Reaktion darauf ist sich ganz ruhig zu verhalten, um besonders freundlich oder auch konzentriert zu wirken. Das kann schnell aufgesetzt wirken.
Konzentrieren Sie sich lieber auf Ihr Gegenüber, so wie Sie es in einem normalen Gespräch auch tun würden. Dan wirken Sie authentisch und zugewandt.
Schaffen Sie also durch kleine Dinge eine große Wirkung und bilden durch Zuwendung und Präsenz eine vertrauliche Gesprächsbasis.
Umso natürlicher wir uns im virtuellen Raum bewegen, um so wohler fühlen sich auch die Teilnehmenden.