Das neue Jahr startet für viele mit guten Vorsätzen – und für die Arbeitgeber und Arbeitnehmer der Region mit einigen gesetzlichen Neuerungen im Arbeitsrecht, die im Jahr 2025 in Kraft treten. Das juristische Team des Arbeitgeberverbandes Lüneburg-Nordostniedersachsen e.V. (AV) hat die relevantesten Änderungen etwas genauer unter die Lupe genommen: Interessant wird es vorallem durch einige Neuerungen, die die Digitalisierung der Arbeitswelt weiter voran bringen. Allerdings bleiben mögliche Überraschungen im Arbeitsrecht angesichts der Neuwahlen im Februar nicht ausgeschlossen.
Vertragsunterzeichnung per E-Mail – Bürokratieentlastungsgesetz sorgt für weniger Papier
Viele haben lange darauf gewartet: Ab sofort können die Anforderungen des Nachweisgesetzes auch in Textform erfülllt werden, um die wesentlichen Vertragsbestandteile festzulegen. „Textform bedeutet, dass der Arbeitsvertrag inklusive des Nachweises der Arbeitsbedingungen wie dem Beginn des Arbeitsverhältnisses, der Beschreibung der Tätigkeit, der Arbeitszeit und vieler weiterer Bedingungen, die sich der Arbeitgeber von neuen Mitarbeitern bisher unterschreiben lassen musste, nun per E-Mail geschickt werden darf und ohne qualifizierte elektronische Signatur gültig ist“, verdeutlicht Anne Rypalla, Rechtsanwältin für Arbeitsrecht beim AV. Voraussetzung ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Auch im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz ist nun die Textform für Überlassungsverträge zugelassen, außerdem können ab sofort Anträge auf Pflegezeit per einfacher E-Mail gestellt werden. Dies ist auch für Anträge auf Elternzeit vorgesehen, allerdings erst ab dem 01. Mai 2025.
Wo ein Grundsatz gilt, gibt es auch Ausnahmen
Wichtige Ausnahme: Arbeitgeber, die in einem Wirtschaftsbereich oder -zweig nach § 2 a Abs. 1 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz tätig sind (z.B. Gebäudereinigungsgewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Baugewerbe) können für den Abschluss eines gültigen Arbeitsvertrages mit Nachweis der Arbeitsbedingungen nicht die Textform nutzen. Sie sind von dieser Regelung ausgeschlossen. Auch befristete Verträge erfordern weiterhin die Schriftform mit handschriftlicher Unterschrift, die aber durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann. „Einzige Ausnahme ist hier die Befristung des Arbeitsverhältnisses auf das Erreichen der Regelaltersgrenze hin, die jetzt erfreulicherweise in Textform vereinbart werden kann“, macht Anne Rypalla auf ein wichtiges Detail des Gesetzes aufmerksam.
Generell passt sich das Arbeitsrecht durch die Neuerung der modernen Arbeitswelt an, die Kommunikation zwischen Bewerbern und zukünftigen Arbeitgebern wird vereinfacht und der Verwaltungsaufwand verringert.
Einführung elektronischer Arbeitszeugnisse
Ein weiteres wichtiges und im Alltag jedes Personalers regelmäßig verwendetes Dokument wird 2025 digital: Arbeitszeugnisse können jetzt mittels qualifizierter elektronischer Signatur ausgestellt werden – Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Arbeitnehmer dieser Methode vorher zustimmt. „Eine Erleichterung des Arbeitsprozesses für alle Beteiligten. Endlich hält der Gesetzgeber hier mit der Realität Schritt,“ freut sich Anne Rypalla. Auf Wunsch wird auch weiterhin ein „klassisches“ Zeugnis ausgestellt.
Für Kündigungen und Aufhebungsverträge bleibt allerdings die Schriftform bestehen, hier ist absehbar keine Änderung hin zur elektronischen Form zu erwarten.
Digitalisierungsmaßnahmen bei Informationspflichten
Laut Gesetz sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, zahlreiche Gesetzes- oder Verordnungstexte im Betrieb auszuhängen, damit sich Beschäftigte ohne großen Aufwand über ihre Rechte und Pflichten informieren können. Dabei geht es generell um Schutzvorschriften, wie z.B. §16 I Arbeitszeitgesetz. Was ändert sich hier? Arbeitgeber können gesetzlich vorgeschriebene Aushänge im Jahr 2025 nun digital umsetzen. Wichtig ist allerdings, dass alle Mitarbeiter einen ungehinderten Zugriff auf elektronische Netzwerke haben. In manchem produzierenden Industriebetrieb ist und bleibt auch in 2025 sicherlich der öffentliche Aushang die bessere Alternative.
Fazit: Chancen der Digitalisierung nutzen, Schriftform zur Rechtssicherheit nicht völlig kippen
Einige der Gesetzesänderungen unterstützen die Unternehmen dabei, sich den Gegebenheiten der modernen Arbeitswelt anzupassen und durch die Möglichkeit der Textform bei Verträgen schneller und unkomplizierter mit Mitarbeitern zu kommunizieren. „Dass die Schriftform bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen aber bestehen bleibt, finden wir aus Gründen der Rechtssicherheit wichtig“, so Anne Rypalla. Im Übrigen bleibt abzuwarten, wie sich der Vertragsschluss in Textform zukünftig in arbeitsgerichtlichen Verfahren auswirken wird. Ein unterschriebener Arbeitsvertrag mit den vereinbarten Arbeitsbedingungen in der Personalakte schadet jedoch auch zukünftig nicht.