EU-Whistleblowing-Richtlinie: Informationen zum Stand des Gesetzgebungsverfahrens

Mit diesem Rundschreiben möchten wir Sie über den aktuellen Stand zur Umsetzung der „EU-Whistleblowing-Richtlinie“, das Erfordernis zur Einrichtung eines Meldeverfahrens sowie Möglichkeiten der Umsetzung informieren.

Die zugrundeliegende EU-Richtlinie ist bereits seit dem 17. Dezember 2021 in Kraft. Nachdem die EU ein Vertragsverletzungsverfahren gegen die Bundesrepublik Deutschland eingeleitet hat, wurde im Bundestag zur Umsetzung der Richtlinie am 29. September 2022 in erster Lesung über den Regierungsentwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes beraten.

Den Regierungsentwurf können Sie hier herunterladen.

Die Verbändeanhörung fand am 19. Oktober 2022 statt. Die BDA hat eine Stellungnahme abgegeben und wird sich weiter in das Gesetzgebungsverfahren einbringen. Mit dem Inkrafttreten wird im ersten Quartal 2023 gerechnet.

Gemäß dem Entwurf sind Unternehmen verpflichtet, ein internes Hinweisgeber-System einzurichten. Das Unterlassen der Einrichtung und des Betreibens einer internen Meldestelle kann als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.

Die Verpflichtung betrifft alle Beschäftigungsgeber (hierunter fallen auch Verbände) mit mehr als 50 Beschäftigten. Für bestimmte Anbieter im Finanz- und Versicherungssektor greift sie unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Für Beschäftigungsgeber mit i.d.R. 50 bis zu 249 Beschäftigten soll bzgl. der Verpflichtung zur Einrichtung ihrer internen Meldestellen eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 gelten. Hiervon explizit ausgenommen sind bestimmte Unternehmen im Finanz- und Versicherungssektor.

Der Beschäftigtenbegriff ist in dem Entwurf weit gefasst. Zu den Details bzgl. der Ermittlung der Beschäftigtenzahlen übersenden wir Ihnen eine Präsentation der BDA, die Sie hier herunterladen können.

Gleichzeitig werden externe Meldestellen eingerichtet, an die sich die Beschäftigten nach freier Wahl alternativ oder zusätzlich wenden können. Die internen Meldestellen sind gemäß dem Entwurf verpflichtet, klare und leicht verständliche Informationen über das externe Meldeverfahren bereitzuhalten.

Unternehmen sind also gut beraten, ihr internes Meldesystem so auszugestalten, dass die Beschäftigten freiwillig diesen Weg wählen. Dies gilt auch für Unternehmen, die hinsichtlich der Einrichtung der Meldestelle die o.g. Übergangsfrist bis Ende 2023 abwarten könnten. Denn die übrigen Vorschriften des Gesetzes gelten auch für diese direkt mit Inkrafttreten. Beschäftigte könnten also etwaige Hinweise an die dann bereits einzurichtende externe Meldestelle geben, so dass es aus Arbeitgebersicht vorteilhaft sein dürfte, auch die Möglichkeit der Meldung an eine interne Stelle bereits zu schaffen.

• Anforderungen an die interne Meldestelle / das Meldeverfahren

Das System muss es den Beschäftigten ermöglichen, mündlich oder in Textform Meldungen von Gesetzesverstößen bei einer unabhängigen Person/Abteilung mit entsprechender Fachkenntnis vorzunehmen. Es ist die Vertraulichkeit der Bearbeitung zu gewährleisten. Eine anonyme Meldung muss nicht zwingend möglich sein, kann aber die Akzeptanz des internen Angebots erhöhen und somit dazu beitragen, dass weniger Meldungen an die externe Meldestelle gemacht werden. Die Meldungen sind unter Beachtung des Datenschutzes zu dokumentieren.

Die Rückmeldung bzgl. des Eingangs hat innerhalb von 7 Tagen, die Mitteilung über ergriffene/geplante Maßnahmen spätestens drei Monate nach Eingangsbestätigung zu erfolgen.

Die Aufgabe kann eigenen Beschäftigten/einer eigenen Abteilung oder Dritten übertragen werden. Mehrere private Beschäftigungsgeber mit i.d.R. 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Stelle einrichten. Laut Gesetzesbegründung kann auch eine andere Konzerngesellschaft als „Dritter“ eingesetzt werden. Die Entscheidung, ob und welche Maßnahmen aufgrund der Bewertung der Meldestelle letztendlich eingeleitet werden und die diesbezügliche Verantwortung verbleibt in allen Konstellationen bei dem Beschäftigungsgeber.

Die Betrauung professioneller Anbieter mit den Aufgaben der internen Meldestelle kann die Unabhängigkeit der Stelle unterstreichen und die Akzeptanz des Angebots erhöhen. Zudem kann so die erforderliche Fachkunde insbesondere zur Beurteilung des Vorliegens eines Gesetzesverstoßes sichergestellt werden, wenn diese bei den eigenen Beschäftigten nicht vorhanden ist bzw. keine diesbezüglichen Kapazitäten zur Verfügung stehen.

• Beteiligung des Betriebsrates

Beim Einsatz technischer Lösungen ist zu beachten, dass ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 I Nr. 1 (Ordnung im Betrieb bzgl. der Auswahl des konkreten Systems) und Nr. 6 (technische Einrichtung) besteht. Die Einführung des Meldesystems an sich und die Entscheidung bzgl. des Einsatzes eines Drittanbieters sind hingegen nicht mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat hat aber gem. § 80 Abs. 2 BetrVG generell einen Anspruch auf Unterrichtung vor der geplanten Einrichtung eines Hinweisgebersystems. Es empfiehlt sich daher, den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen, um spätere Verzögerungen bei der Einführung zu vermeiden.

• Dienstleistungsangebot für die Übertragung auf Dritte

Um Sie bei der Umsetzung der Anforderungen zu unterstützen, hat dieTochtergesellschaft DNW unserer Landesvereinigung UVN zwei Rahmenvereinbarungen zu Verbandskonditionen mit Anbietern aus dem Verbandsnetzwerk geschlossen.

Die Anbieter haben dabei unterschiedliche Schwerpunkte.

Althammer & Kill kommen von der Seite der Dienstleistung/Beratung und LegalTegrity von der Softwareseite. Die folgenden Tabellen geben Ihnen einen Überblick über die Leistungen und Preise. Die Dienstleister stehen Ihnen bei Interesse gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung.

Leistungsübersicht	Legal Tegrity	Althammer & Kill
Plattform zur Abwicklung von Meldungen
Sichere Datenspeicherung
Erreichbarkeit digital
Erreichbarkeit telefonisch
Beratung an der Schnittstelle Recht/Technik
Plausibilitätsprüfung eingehender Fälle	opt. Über Partner
Stellung einer Ombudsperson	opt. Über Partner	optional
Stellung eines ext. Compliance-Beauftragten	opt. Über Partner	optional

Die Preise orientieren sich nach der Anzahl der Mitarbeiter (unverbindl. Übersicht):

 Die Preisblätter der beiden Anbieter haben können Sie hier  (Legal Tegrity) und hier  (Althammer & Kill) herunterladen.