Jeder kennt sie: Kolleginnen und Kollegen, die ab und an ein, zwei Urlaubstage einreichen und am Ende des Jahres einen großen Berg an Resturlaubstagen angesammelt haben. Darf ich dann als Arbeitnehmer einfach den ganzen Dezember frei machen oder noch Jahre später mit meinem Resturlaub in die Ferien fahren? Ganz so einfach ist es nicht. Nachstehend haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zusammen gefasst:
Arbeitnehmer müssen Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen – Verfall droht
In Deutschland ist es gesetzlich geregelt, dass Arbeitnehmer grundsätzlich ihren jährlichen Urlaubsanspruch im laufenden Kalenderjahr nehmen müssen. Andernfalls droht der Verfall dieser Ansprüche. Diese Regelung sorgt regelmäßig für Unsicherheiten bei Arbeitnehmern, die ihre Urlaubsplanung häufig am Jahresende überdenken. Doch was steckt genau hinter dieser Vorschrift? Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) steht jedem Arbeitnehmer ein Mindesturlaub von 24 Werktagen pro Kalenderjahr zu, basierend auf einer Sechstagewoche. Wer eine Fünf-Tage-Woche hat, erhält entsprechend mindestens 20 Urlaubstage.
Wann verfällt der Urlaubsanspruch?
Der Urlaubsanspruch verfällt nach den gesetzlichen Vorgaben am Ende des Kalenderjahres, wenn er nicht rechtzeitig genommen wird. Eine Ausnahme besteht, wenn Arbeitnehmer aus dringenden betrieblichen Gründen oder wegen Krankheit den Urlaub nicht nehmen konnten. In diesen Fällen wird der Urlaub automatisch auf das erste Quartal des Folgejahres übertragen, muss jedoch bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden.
Arbeitgeber in der Pflicht – Mitarbeiter frühzeitig informieren
Allerdings ist der Verfall des Urlaubsanspruchs nicht ganz so einfach. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) und das Bundesarbeitsgericht (BAG) haben in jüngerer Zeit die Rechte von Arbeitnehmern gestärkt. Danach verfällt der Urlaubsanspruch nur dann, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsverpflichtungen ordnungsgemäß nachgekommen ist. Hierfür muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter jedes Jahr rechtzeitig und deutlich über ihren konkreten und individuellen Urlaubsanspruch informieren und zudem darauf hinweisen, dass ihr Urlaubsanspruch am Jahresende verfällt, wenn dieser nicht in Anspruch genommen wird. Weisen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter nicht auf den Verfall der Urlaubstage hin, können Resturlaubsansprüche über Jahre hinweg fortbestehen. Auch ungenutzte Urlaubstage aus weit zurückliegenden Jahren erlöschen oder verjähren dann nicht.
Genauer Blick in den Urlaubskalender – Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber beachten sollten
Arbeitnehmer sollten daher frühzeitig ihren Jahresurlaub planen und entsprechende Anträge beim Arbeitgeber einreichen. Es empfiehlt sich, insbesondere die letzten Monate des Jahres im Blick zu behalten, um unnötigen Stress und den Verfall von Urlaubsansprüchen zu vermeiden. Auch bei aufkommenden betrieblichen Engpässen sollte rechtzeitig das Gespräch mit dem Arbeitgeber gesucht werden, um den Anspruch auf Urlaub zu sichern. Arbeitgeber sind gut beraten, wenn Sie Ihre Hinweispflichten ordnungsgemäß erfüllen und ihre Mitarbeiter zur Inanspruchnahme des Urlaubs anhalten.
Fazit des Urlaubsrechts-Checks: Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden können sich über Jahre ansammeln. Wir empfehlen deshalb: Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden zweimal jährlich (im ersten und dritten Quartal) auf die individuellen Urlaubsansprüche und den drohenden Verfall hin. Hier können Sie unser Merkblatt und die Musterschreiben „Urlaubsansprüche – Hinweis auf Verfall“ herunterladen: Urlaubsanspruch 2022 ff- Merkblatt – Muster zum Verfall